Jerarquía de productos con GTIN: guía de organización

La correcta identificación de cada nivel de empaque es fundamental para optimizar la cadena de valor. El sistema GTIN (Global Trade Item Number) de GS1 permite asignar códigos únicos a cada presentación de un producto, desde la unidad de venta hasta el pallet completo.

¿Qué es la jerarquía de productos?

En el sector de consumo masivo, un mismo producto puede presentarse en diferentes configuraciones de empaque. Cada nivel requiere su propio código GTIN porque representa una unidad comercial diferente con características específicas de peso, dimensiones y contenido.

Niveles de la jerarquía:

• Unidad de consumo: El producto individual que llega al consumidor final
• Pack o multipack: Agrupación de varias unidades vendidas juntas
• Caja de distribución: Contenedor que agrupa múltiples unidades o packs para transporte
• Pallet: Plataforma logística que contiene múltiples cajas para manejo en bodega

Tipos de GTIN según el nivel de empaque

El estándar GS1 Colombia ofrece diferentes tipos de GTIN adaptados a cada necesidad:

GTIN-13 (EAN-13): El código más común, utilizado en unidades de venta al consumidor. Aparece en productos que se escanean en el punto de venta.

GTIN-14 (ITF-14): Diseñado para cajas de distribución y pallets. No se escanea en caja registradora, sino en procesos logísticos de recepción y despacho.

GTIN-8: Para productos muy pequeños donde el espacio es limitado. Este código solo se asigna bajo validación especial de GS1 Colombia, cuando el empaque no permite imprimir un GTIN-13 tradicional. Algunos ejemplos incluyen labiales, muestras cosméticas, dulces individuales y medicamentos en presentaciones unitarias.

Cómo estructurar la jerarquía correctamente

Paso 1: Identifica la unidad base Comienza asignando un GTIN-13 a la unidad de venta más pequeña. Si tu producto es extremadamente pequeño y no cabe un GTIN-13, solicita un GTIN-8 a través de GS1 Colombia.

Paso 2: Crea el pack Si vendes un pack de 6 botellas, este pack necesita su propio GTIN-13 diferente al de la unidad individual. No puedes reutilizar el código de la unidad base.

Paso 3: Define la caja de distribución La caja que contiene 12 packs (72 unidades totales) requiere un GTIN-14 para control logístico.

Paso 4: Identifica el pallet Si el pallet contiene 48 cajas, también debe tener su GTIN-14 único para trazabilidad completa.

El prefijo de compañía: autonomía en la gestión

Para empresas con portafolios amplios o en crecimiento, obtener un prefijo de compañía GS1 es la solución más profesional y escalable. Este prefijo te otorga el derecho de uso exclusivo sobre una raíz numérica propia, reconocida globalmente.

Ventajas del Prefijo de Compañía:

Unificación operativa: Identifica productos, unidades logísticas y ubicaciones bajo una misma serie numérica coherente.

Imagen corporativa: Proyecta solidez ante retailers y aliados estratégicos al mantener códigos vinculados directamente a tu empresa.

Escalabilidad estándar: Gestiona el crecimiento de tu portafolio sin depender de asignaciones externas puntuales.

Errores comunes a evitar

Reutilizar el mismo código: Cada configuración debe tener su GTIN único. No uses el código de la unidad para el pack.

Confundir GTIN-13 con GTIN-14: Aunque estén relacionados, cumplen funciones diferentes en la cadena de suministro.

No reportar la jerarquía completa: Los sistemas de tus clientes (cadenas de retail) necesitan conocer toda la estructura para procesar órdenes correctamente.

Convertir GTIN-13 en GTIN-8: No es posible. Son estructuras distintas y el GTIN-8 se asigna únicamente bajo validación de GS1 Colombia. Si tu producto requiere un GTIN-8 por espacio limitado en el empaque, puedes solicitarlo a través del formulario oficial donde GS1 evaluará si cumple con los requisitos para este tipo de código.

Beneficios de una jerarquía bien estructurada

Precisión en órdenes de compra: Los compradores pueden especificar exactamente qué configuración necesitan (unidades, cajas o pallets).

Eficiencia logística: Los operadores de bodega identifican rápidamente el contenido de cada caja o pallet sin abrirlos.

Trazabilidad completa: En caso de recalls o auditorías, puedes rastrear cada nivel de empaque desde origen hasta destino.

Optimización de espacios: Conocer las dimensiones exactas de cada configuración permite planificar mejor el almacenamiento y transporte.

Cómo gestionar la jerarquía en GS1 Colombia Activate

La plataforma Activate de GS1 Colombia facilita la asignación estructurada de códigos. Una vez obtengas tu prefijo, podrás:

1. Crear el producto base (unidad de consumo)
2. Seleccionar la opción de "Producto empacado" para generar el GTIN-14
3. Definir las cantidades que contiene cada nivel
4. Generar automáticamente los códigos con el prefijo 770 (Colombia)

El sistema valida que cada GTIN sea único y cumple con los estándares internacionales, evitando errores de configuración.

Casos prácticos por industria

Alimentos: Una galleta individual (GTIN-13) → Pack de 6 galletas (GTIN-13) → Caja con 12 packs (GTIN-14) → Pallet con 50 cajas (GTIN-14)

Bebidas: Botella de 500ml (GTIN-13) → Six-pack (GTIN-13) → Caja con 4 six-packs (GTIN-14) → Pallet con 60 cajas (GTIN-14)

Cuidado personal: Shampoo 250ml (GTIN-13) → Twin pack de 2 shampoos (GTIN-13) → Caja con 24 unidades (GTIN-14)

Cosméticos pequeños: Labial individual (GTIN-8) → Display con 12 labiales (GTIN-13) → Caja con 6 displays (GTIN-14)

¿Cuándo necesitas un prefijo de compañía?

El prefijo es ideal para empresas que:

• Comercializan varios productos o referencias
• Planean crecer su portafolio
• Venden a supermercados, grandes superficies o exportan
• Requieren trazabilidad y control de inventarios
• Buscan estandarizar su identificación a largo plazo

¿Necesitas estructurar profesionalmente tu identificación? Solicita tu Prefijo de Compañía GS1 y comienza a gestionar tu catálogo con autonomía y estándares globales.